如何做好展览策划?流程是什么?

发布时间:2019-12-24 03:56:22

你对展览并不陌生。如每年在兰州举办的“兰州高新技术交易会”、“兰州时装周”、“文化交易会”、“兰州家具交易会”、“兰州婚庆交易会”、“兰州动漫展”等,吸引了大量的人前来观看。然后你去展会现场,经常会看到几十家甚至上百家行业相关企业参展,大多数企业或组织通常会租用2-3天的展位,展示好的旗舰产品,然后发布一个“XX品牌进XX展会”的流程,一些品牌会精心策划、布置展会现场,呈现丰富多彩的创意节目,成为展会上很有吸引力的景点,吸引众多游客驻足观看。那么,面对不同行业的展会,企业应该如何规划展会活动呢?

你对展览并不陌生。如每年在兰州举办的“兰州高新技术交易会”、“兰州时装周”、“文化交易会”、“兰州家具交易会”、“兰州婚庆交易会”、“兰州动漫展”等,吸引了大量的人前来观看。然后你去展会现场,经常会看到几十家甚至上百家行业相关企业参展,大多数企业或组织通常会租用2-3天的展位,展示好的旗舰产品,然后发布一个“XX品牌进XX展会”的流程,一些品牌会精心策划、布置展会现场,呈现丰富多彩的创意节目,成为展会上很有吸引力的景点,吸引众多游客驻足观看。那么,面对不同行业的展会,企业应该如何规划展会活动呢?

一、市场调研

不同的展览有不同的组织者和承办者,有的由政府机构牵头,有的由民间组织发起,不同的展览活动有不同的影响,不同的展位价格是多少,现场有多少人流动,有多少企业参与,市场调研应该针对不同的展会进行,选择最适合的参展也可以。

值得一提的是,一些展会对企业参加资格评审会的时间非常长。他们需要提前六个月甚至一年做好商务谈判,并提交相关材料,需要特别注意。

二、计划的制定

决定参展后,要制定详细的活动计划,包括主题、流程、目的、时间、展览范围、展品、展览活动、平面布置图、行程计划、现场人员、预算、宣传发布等。

在活动流程上,应根据预算合理安排,如在车展上,企业可安排汽车摄影展、车模展、试驾、汽车知识奖金、网络红场等,还可安排商务洽谈、招商引资、高峰论坛等,新机型显示、性能显示等环节。

三、人员识别与培训

根据活动规模选择具体人数,如小摊位、约3人、1名领导+2名员工,分别负责材料摆放、商务接待、合作洽谈等,但如果摊位大,其他环节都准备好了,需要更多的人员来负责不同的事务。此外,对于展会现场的接待和咨询,我们还需要做好对员工的专项语言培训,展现更好的企业形象。

四、材料准备

制作相关海报,准备elabo、X展台、横幅、彩球、宣传手册、名片、展会宣传片、招商手册、客户邀请函、企业刊物、注册手册、展品等,如需安排展台,准备相应的配套设施,如灯光、音响、摄像机、耳机等,邀请表演者和主持人。

五、展位布置及展示

对于企业来说,展会是一个很好的产品展示、经销商和合作的平台,所以即使会展业越来越差,一些企业也会花费几十万甚至几百万的预算来参展。在展会现场,大多数企业都是按照比较传统的方式布置,先摆一张办公桌,然后摆上货架和展示产品,摆放几张桌椅方便顾客前来洽谈,并在办公桌上摆放各种小礼品,方便顾客。

小摊位的布局大概是一样的,而那些大摊位则更加丰富和具体。比如,在服装展上,一些品牌会安排t台,邀请一些国内外模特定期展示该品牌当季的热门新品,还设置了一些虚拟现实现金选择器,方便顾客预览穿着某款服装的具体效果,然后安排取景器方便游客和高某合影留念挑选的美女模特。一言以蔽之,具体展位的布局取决于方案。

六、商务谈判

在商务洽谈方面,要做好接待工作,如是否为核心客户安排相应的旅游住宿餐饮,然后到现场,要涉及到登记、咨询、指导、接客等服务。对于其他潜在客户来说,做好商务礼仪也是必要的。企业管理人员将相互会见、协商,并发放相关商务礼仪纪念品等。

七、媒体宣传

一方面,展会本身将通过电视、报纸、广播、杂志、专业垂直媒体、门户网站等多种渠道对展会进行预热。然后,企业可以配合组委会在宣传品和展览资料中曝光自己的品牌,达到预热的宣传效果。另一方面,企业可以通过自己的渠道进行预热,如公众号、搜狐、新浪微博等媒体。此外,他们还可以找当地生活媒体进行宣传和合作推广。比如,在兰州的展览可以在兰州网上找到兰州、兰州本地珍品、兰州餐饮等媒体。

展会期间和展会结束后,可以通过以上方式进行跟踪报道,宣传企业和品牌,阐述活动亮点、现场人气、客户认可、合作等方面,树立企业良好形象。

八、活动预算

参展的全部预算取决于具体活动计划的规模。有的企业可能会花费数万元来完成,有的企业则会花费几十万甚至几百万元。展览活动预算主要包括以下方面:展位费、交通费、展览礼品费、专项活动费、兼职人员工资、住宿费、餐饮费、宣传资料印刷费、活动资料采购费、媒体宣传费等。

九、活动评估与复盘

展会结束后,对活动进行整理和总结,如客户数量、潜在客户数量、微信客户数量、媒体发布数量、品牌曝光率、展会活动阅读次数等,均应记录存档,并对活动的总体效果进行总结。展示更好的展示效果。